Kebutuhan terhadap informasi yang cepat dan mudah diakses mendorong Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) UIN Sunan Kalijaga menyiapkan pengembangan layanan informasi berbasis chatbot. Teknologi ini diproyeksikan menjadi salah satu kanal layanan yang dapat membantu masyarakat dan sivitas akademika memperoleh informasi secara lebih cepat, termasuk di luar jam layanan konvensional.

Persiapan layanan tersebut dibahas dalam koordinasi internal PPID UIN Sunan Kalijaga bersama perwakilan PT Telkom Indonesia, Rabu (16/9/2026). Kegiatan berlangsung secara hybrid, luring di Ruang Rapat Lantai 3 Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) dan daring melalui Zoom Meeting.

Koordinasi diikuti tim PPID, kepala biro, kepala bagian dan kepala subbagian, tim perencanaan, serta sejumlah pihak terkait. Ketua PPID Utama yang juga Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan UIN Sunan Kalijaga, Prof. Dr. Mochamad Sodik, mengatakan inovasi layanan perlu diarahkan pada kebutuhan masyarakat untuk memperoleh informasi secara transparan, cepat, dan tepat.

“Transparansi, kecepatan, dan ketepatan pelayanan menjadi hal utama. Karena itu, pemanfaatan chatbot sebagai salah satu layanan yang disediakan Telkom diharapkan nantinya dapat membantu pelayanan informasi publik,” ujar Sodik.

Menurut dia, pengembangan kanal digital tersebut perlu ditempatkan sebagai bagian dari upaya PPID meningkatkan kualitas pelayanan, sehingga teknologi tidak berhenti pada aspek kebaruan, tetapi benar-benar memudahkan pengguna layanan.

Ketua Satuan Pengawasan Internal (SPI) UIN Sunan Kalijaga, Dr. Shaleh, mengatakan kerja sama yang tengah disiapkan diharapkan dapat memberi manfaat yang lebih luas bagi kampus maupun pengguna layanan.

Salah satu peluang yang dibahas adalah pemanfaatan chatbot untuk memberikan layanan informasi selama 24 jam. Kanal tersebut dapat menjadi ruang bagi masyarakat dan sivitas akademika untuk mendapatkan informasi tanpa harus bergantung sepenuhnya pada jam layanan kantor.

Selain chatbot, pengembangan layanan juga mencakup pemanfaatan WhatsApp sebagai kanal komunikasi. Penggunaan nomor WhatsApp diharapkan dapat mengalihkan sebagian pola komunikasi dari layanan telepon konvensional ke kanal yang lebih dekat dengan kebiasaan komunikasi masyarakat saat ini.

“Chatbot ini bisa menjadi layanan 24 jam yang membantu publik dan sivitas akademika mendapatkan informasi lebih cepat. Kemudian, ada juga migrasi dari telepon konvensional ke nomor WhatsApp,” kata Shaleh.

Dalam kesempatan yang sama, Amara dari Telkom mempresentasikan sejumlah alternatif layanan digital berbasis kecerdasan artifisial (AI) yang dapat dimanfaatkan UIN Sunan Kalijaga. Salah satunya adalah OCA Blasting, yang dapat digunakan untuk mendukung penyebaran informasi melalui berbagai platform komunikasi.

Paparan tersebut menjadi bagian dari pembahasan untuk memetakan kebutuhan UIN Sunan Kalijaga sebelum menentukan bentuk layanan yang akan dikembangkan. Dengan demikian, pemanfaatan teknologi diarahkan agar selaras dengan kebutuhan PPID, baik dalam penyampaian informasi maupun dalam merespons permintaan informasi dari pengguna layanan.

Pengembangan inovasi layanan PPID ini selanjutnya direncanakan untuk diluncurkan bersama Ketua Komisi Informasi Publik (KIP) Pusat. Kehadiran kanal digital tersebut diharapkan menjadi bagian dari pembaruan tata kelola layanan informasi publik di UIN Sunan Kalijaga, dengan menggabungkan akses informasi yang lebih mudah dengan pemanfaatan teknologi AI.

.